Una de las tareas principales de las administradoras de condominios en Torreón dentro de la gestión de los recursos y el mantenimiento de la convivencia entre los copropietarios es la preparación de las asambleas comunales de manera periódica. Por lo general, estas reuniones se llevan a cabo una vez al mes con todos los residentes del edificio con el fin de exponer resultados del último período, tratar conflictos o informar sobre algunas decisiones que afectan a los vecinos.
Además, se pueden convocar asambleas extraordinarias cuando ocurren eventos urgentes que deben resolverse en el momento y requieren de la decisión de todos los presentes. En general, todas estas reuniones son únicas puesto que siempre hay cosas diferentes por tratar o inconvenientes que resolver; algunos de los objetivos más representativos son: transmitir información, votar sobre asuntos importantes (como el aumento de la cuota de mantenimiento) y más.
No obstante, el éxito de cada uno de estos objetivos depende de la manera en la que las empresas de administración de edificios y condominios organizan las asambleas, puesto que, hay que tener presente que los asistentes son todos los copropietarios y una mala preparación de la junta hará que los conflictos se apoderen y al finalizar no se llegue a ninguna conclusión.
Como consultores especialistas en la administración de condominios y en aras de evidenciar nuestro profesionalismo a la hora de estar al frente de la gestión de los recursos de una copropiedad; en esta oportunidad le mostraremos algunos tips que aplicamos en la preparación de nuestras asambleas con el fin de que las deliberaciones se hagan de manera ordenada y el cronograma de la reunión se mantenga y respete.
En primer lugar, hay que decidir cómo se reunirá a todos los copropietarios del condominio, hay que tener presente que se puede tratar de varias docenas de personas, por lo que en la oficina del administrador no habrá suficiente espacio. Por lo mismo, si la reunión se va a desarrollar de manera presencial, hay que encontrar un salón con el aforo ideal como para albergar a los asistentes y que ninguno se quede por fuera de la asamblea.
Así mismo, los insumos de la asamblea se han de preparar pensando en que todos los asistentes tengan las herramientas necesarias para desarrollar de manera cómoda la reunión; por ejemplo, disponer del número de sillas apropiado, si va a ofrecer un refrigerio asegúrese de adquirir el suficiente o que los artículos de papelería no deban compartirse entre sí como formularios o bolígrafos.
Por otro lado, si la reunión se realiza de manera virtual ya no debe preocuparse de estos aspectos puesto que cada persona se encuentra en su espacio. Pero en este caso también hay que contar con que usted y todos los asistentes tengan conexión a internet, cámaras, micrófonos y que sepan manejar apropiadamente la plataforma en la que se desarrollará la asamblea.
De no tener todo esto bajo control, se perderá tiempo en solucionar cuestiones logísticas y el cronograma de temas por tratar en la reunión se retrasará.
En estas juntas es común que se presenten los reportes financieros y administrativos del condominio, con el fin de compararlos con los periodos anteriores y así determinar si existe o no una evolución en aras de aumentar la plusvalía de la copropiedad. Por lo tanto, es vital que todos los documentos pertinentes estén adjuntos dentro de los informes y listos para ser presentados a los asistentes, pues de lo contrario quedarán vacíos que más adelante suscitaron conflictos o desinformación respecto a la calidad de la gestión que se está llevando a cabo.
Por eso, como administradoras de condominios en Torreón, se desarrolla el informe final con varias semanas de antelación, de forma que sea posible supervisar detalladamente y de esta manera no olvidar adjuntar algún documento importante.
Así mismo, esto nos permite adjuntar, junto a la convocatoria a la asamblea el informe que se proyectará, de forma que los copropietarios tengan el tiempo suficiente para analizar las cifras y así dar a conocer sus inquietudes al momento de la reunión.
La mayoría de los conflictos que se generan dentro de las asambleas se deben a malentendidos que parten de una respuesta poco profesional a las inquietudes de los asistentes; es fácil perder el control ante las acusaciones de los vecinos, pero es importante mantener una actitud respetuosa con el fin de no suscitar más enfrentamientos que acaban entorpeciendo los objetivos de la junta.
Por ello, es fundamental escoger como administradoras de condominios en Torreón a las personas más preparadas, las cuales adoptan posturas neutrales y sepan mantener el control de estas situaciones; de forma que la asamblea se encamine con base en el cronograma y se respondan las inquietudes organizadamente.
En ese sentido, es imprescindible que cuente con el profesionalismo de SPRAVA, que entre todas administradoras de condominios en Torreón es la más capacitada para desarrollar las asambleas de la mejor manera; por eso, llámenos al (81) 2555 8550 o escribanos al correo electrónico contacto@sprava.mx.