El aumento de la población urbana en las últimas décadas también ha hecho necesario el crecimiento del sector inmobiliario, y la tendencia ha sido la existencia generalizada de edificios, condominios o complejos residenciales donde varias personas deben habitar en convivencia con los vecinos con quienes comparte algún servicio público. Este modelo requiere de una entidad que gestione la habitabilidad y brinde las condiciones para aumentar la plusvalía de la copropiedad el cual es conocido como administrador; que gracias a nuestra experiencia en el papel de consultores especialistas en administración de condominios sabemos que no es una tarea sencilla.
Como tal, la profesión de administradores de condominios en Torreón no existe, sino que a menudo son un grupo de personas con conocimientos en: administración, contabilidad, reparación y mantenimiento, relaciones personales, etc. Fue acuñado a forma de requisito para permitir que se brinden servicios muy necesarios en estos espacios habitables. Por supuesto, los estilos, las formas y las herramientas se han refinado gradualmente, lo que permite que estas funciones se desarrollen de la manera más eficiente posible.
Sin embargo, esto también trae desafíos y problemas, y aunque a primera vista es un trabajo sencillo, requiere algunas habilidades no tan simples como: establecer presupuestos, organizar reuniones, toma de decisiones en conjunto, registrar trabajos de finca, actividades, verificar regularmente, coordinar arreglos y remediar, resolver conflictos, comprender las leyes que rigen esa convivencia, etc.
En este artículo demostraremos los retos más grandes de las empresas administradoras de edificios y condominios y las maneras como podrá solucionarlas.
Gestión de la morosidad de pagos de la cuota de pago comunal
La mayoría de los administradores que hemos asesorado como consultores especialistas en administración de condominios, coinciden en que este es quizás el mayor problema en sus operaciones diarias, ya que requiere acción en muchos frentes. Lo importante es comprender de la manera más rápida y precisa posible qué copropietarios deben parte del pago para que se pueda tratar adecuadamente y esto no afecte la realización de las diferentes actividades en busca de la plusvalía del edificio.
La espera constante a que se elaboren los informes contables no permite que la dirección de los apartamentos tome medidas para aplacar el problema por lo que es importante contar con reportes que permitan observar las tendencias en el comportamiento del pago mensual con el fin de entender la situación y las soluciones más efectivas.
Las leyes son muy específicas en cuanto a las acciones que se pueden realizar, entre las que se incluye que no se puede abstener a los deudores a los servicios básicos de la vivienda, como el agua, gas, ascensor o parqueadero; en cambio se prefiere optar por la vía diplomática y primero intentar el diálogo, las notificaciones, el bloqueo a servicios no esenciales y por supuesto, si así lo requiere, la intervención de las entidades gubernamentales.
Además, como medida para actuar antes de que la situación empeore, es recomendable llevar los registros contables al día de la forma más eficiente posible y así detectar cuando uno de los copropietarios está retrasado e intervenir con los protocolos correspondientes.
Poco tiempo para preparar los informes financieros
Una de las habilidades necesarias de los administradores es registrar los movimientos económicos del edificio; durante la preparación de la información es común que ocurran muchas dificultades y el tiempo no sea suficiente; lo que ha llevado a algunos a presentar cuentas financieras realizadas por terceros a la copropiedad lo cual pone en riesgo los datos privados del condominio.
Nuestra recomendación es que se mantenga un control de los depósitos y la gestión de efectivo para beneficios comunes en tiempo real, de forma que siempre posea un reporte actualizado y no deba recopilar toda la información de un mes en un par de días; así mismo, esto garantiza transparencia en el proceso y se evitan dudas e incluso malentendidos, ya que le permite crear confianza entre la administración y los copropietarios.
De igual forma, para facilitar el proceso existen plataformas que almacenan la información en tiempo real y permite la supervisión de cualquier interesado con el fin de garantizar la transparencia; enfatizando que estos datos pertenecen al condominio y no deben estar en manos de terceros.
Visibilizar su gestión
Como consultores especialistas en administración de condominios conocemos muchos casos de administradores que afirman que los copropietarios sólo se enfocan en los errores y no se dan cuenta de todas las acciones que han realizado para beneficiar al edificio; y es que si hay algo muy complicado es conseguir que los vecinos reconozcan la gestión y sean conscientes de los esfuerzos que se han hecho.
Entonces, uno de los desafíos hoy para cualquier gobierno es visibilizar su gestión y compartir con los copropietarios lo que se hace cada semana; por ello, es importante comunicarse eficientemente con los vecinos, por lo que necesita un medio amigable en el que colocar sus mensajes, y no se base sólo en los grupos de WhatsApp ya que la mayoría ignorará estas notificaciones.
Debe encontrar una estrategia que le permita ratificar que cuanto más informada está una comunidad, mejor calificada es su gestión.
Si desea conocer más estrategias para combatir estos daños, contáctese ya con los consultores especialistas en administración de condominios al (81) 2555 8550 o escribiendo al correo contacto@sprava.mx.